A partir de 2014,
todas as empresas brasileiras terão de se adaptar ao eSocial. As exigências do
novo sistema, também conhecido como folha de pagamento digital, ainda despertam
muitas dúvidas de empreendedores e empresas de vários portes.
O melhor a fazer,
segundo especialistas de consultorias, órgãos do governo envolvidos e empresas
que já estão testando o sistema é procurar entender o eSocial agora e não
deixar o problema para depois. Confira os principais pontos:
1) O que é o
eSocial?
O eSocial (ou folha
de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital
das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema
Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.
2) Quais mudanças
esse sistema traz?
O eSocial vai mudar
a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais,
tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno
funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores
para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma
única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim,
não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao
INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.
3) O eSocial será
obrigatório?
Sim, o eSocial será
obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do
Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes
empresas.
4) Qual é o
cronograma?
Primeiramente, a
adequação ao eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de
2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano.
No entanto, o cronograma foi alterado e agora será progressivo de acordo com o
porte da empresa.
Segundo a Receita
Federal, no primeiro semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em
regime de lucro real, com Faturamento maior
que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, à folha de pagamento
digital. No segundo semestre do ano que vem será a vez dos microempreendedores
individuais (MEIs), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido
(que têm Faturamento anual
de até R$ 48 milhões) e do Simples Nacional.
De acordo com o
coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro
Fontes, a previsão é de que um novo ato normativo seja publicado até o início
de novembro, oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, a
previsão é que em 2015 a transição para o eSocial seja finalizada.
5) Quais órgãos do
governo estão envolvidos no projeto?
O projeto envolve a
Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da
Previdência social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa
Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações
fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério
do Planejamento também é parte do projeto, com a função de equalizar os
interesses de todos as esferas envolvidas.
6) Quais são os
benefícios esperados?
O governo espera
reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações
fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Nove obrigações
feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como os
Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip) serão substituídas por um único envio,
diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos
envolvidos acessarão as informações de seu interesse.
Como o eSocial irá
integrar todas as informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de
dados ficará mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais
fiscalização.
7) Quais atividades
serão afetadas?
São exemplos:
cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admissão,
demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de
trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de
pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições
previdenciárias), Imposto de renda retido na fonte, informações sobre
FGTS.
8) Como o eSocial
vai funcionar?
O empregador poderá
acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão
direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a
verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo
de recebimento e o enviará ao empregador.
9) O sistema do
eSocial corre o Risco de
ficar sobrecarregado no dia do envio da folha de pagamento?
Juntas, todas as
empresas brasileiras devem gerar e enviar 200 milhões de arquivos por mês,
segundo a previsão da Receita Federal. A expectativa é de que 50% desse volume
mensal seja enviado perto do dia de fechamento da folha pagamento. Com essa
expectativa, a Receita Federal afirma que o sistema do eSocial está preparado
tecnologicamente para receber esse volume de informações sem erros.
10) Por onde
começar?
O primeiro passo
será o cadastramento dos funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a
empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu
da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento
de diversos registro. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os
trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode
ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o
processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.
11) Dentro das
empresas, qual departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?
A adequação ao
eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: recursos humanos,
tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do
trabalho e financeiro. Por isso, é importante que a própria direção das
empresas entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de
trabalho que envolva responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar
treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados
circulas dentro da empresa, segundo a sócia da área de outsourcing da Deloitte,
Angela Castro. “É uma mudança cultural”, diz.
13) Qual o prazo
para envio das informações?
O eSocial não muda a
lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação
atual referente a cada evento trabalhista. A admissão ou demissão de um
empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador
não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação
seja transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7
do mês subsequente.
14) O que acontece
se a empresa que não se adequar?
O eSocial não altera
nenhuma legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos
agentes do governo. Se hoje a empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da
Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos
trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será automática. A empresa que não
se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações
fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas
15) O que é o
eSocial para o empregador doméstico?
O site do eSocial
(www.esocial.gov.br) já está funcionando para os empregadores registrarem
trabalhadores domésticos. Mas o cadastro ainda é opcional – só será obrigatório
120 dias após a regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (a PEC das
Domésticas), que está na Câmara dos Deputados.
Por enquanto, para
acessar o modelo do empregador doméstico, é necessário primeiro criar um código
de acesso, via CPF do empregador doméstico, data de nascimento e recibos das
duas últimas declarações do Imposto de renda ou título de eleitor.
Por ser opcional, o
sistema hoje tem o cadastro de 45 mil empregadores domésticos. O número ainda
baixo diante dos 2 milhões existes, segunda a Receita Federal.
Fonte:
Estadão
